Los beneficios de utilizar herramientas de gestión de proyectos y flujo de trabajo

El marketing digital, que involucra todo, desde motores de búsqueda hasta redes sociales para mostrar anuncios, correo electrónico, aplicaciones móviles y más, es un esfuerzo complejo, ya sea que los especialistas en marketing sean internos de una marca o sean empleados de una agencia.

Las herramientas de gestión de proyectos y flujo de trabajo empresarial pueden ofrecer importantes beneficios que ayudan a los especialistas en marketing a controlar su trabajo y comunicarse mejor con sus colegas, incluidos los siguientes:

Gestión más eficiente de las operaciones globales. Las herramientas de flujo de trabajo y gestión de proyectos pueden ayudar a los empleados distribuidos a coordinarse entre sí, lo que permite la responsabilidad y la coherencia en los mercados. Algunas herramientas apoyan específicamente los procesos de colaboración y aprobación orientados a la garantía de marketing.

Facilidad y transparencia de los informes. Aunque es posible usar hojas de cálculo actualizadas manualmente para administrar proyectos, no ofrecen los informes y paneles nativos que ofrecen las herramientas de flujo de trabajo y administración de proyectos. La mayoría de estas plataformas ofrecen capacidades de generación de informes altamente personalizadas que están controladas por widgets y asistentes para que los informes sean más rápidos y fáciles. Estos informes a menudo se pueden compartir fácilmente y pueden exponerse a los ejecutivos de los niveles VP y C, el progreso se puede rastrear en múltiples iniciativas.

Visualizaciones que ayudan en la planificación y asignación de recursos. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos y flujos de trabajo proporcionan visualizaciones que permiten a los especialistas en marketing ver varios proyectos de un vistazo, lo que les permite ajustar los horarios o las tareas según sea necesario para evitar sobrecargar o subutilizar los recursos.

Mejor coordinación con clientes y otras partes interesadas. Muchas herramientas permiten el acceso de «invitados» u otras estructuras de permisos flexibles que permiten compartir cierta información mientras que otros aspectos están ocultos. Esto es especialmente útil para los especialistas en marketing que trabajan en agencias o como consultores externos, porque pueden documentar lo que necesitan dentro de la herramienta, sin preocuparse por parecer menos que profesionales cuando el cliente inicia sesión y ve su propia vista.

Gestión de activos digitales e intercambio de archivos. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos y flujos de trabajo permiten a los usuarios cargar archivos o enlazarlos en el almacenamiento en la nube, lo que sirve como una especie de DAM «lite». Las características no se acercan a las que ofrece un verdadero DAM (consulte nuestro Informe de inteligencia de Martech sobre plataformas de gestión de activos digitales), pero pueden funcionar bien para algunos casos de uso.

Comunicación más fluida con el equipo de desarrollo y otros grupos. Las iniciativas de marketing digital a menudo incluyen un aspecto tecnológico que requiere el talento de los desarrolladores. Cuando los especialistas en marketing y los desarrolladores están en diferentes departamentos funcionales, pero utilizan el mismo flujo de trabajo y la misma herramienta de administración de proyectos, su trabajo conjunto se ejecuta con menos problemas. Lo mismo se aplica a cualquier otro departamento con el que interactúe el marketing.

Seguimiento más sencillo de las horas facturables y la gestión de recursos humanos. Muchas herramientas rastrean el tiempo que ha transcurrido mientras un asignado trabaja en una tarea, lo que permite a los administradores de cuentas de la agencia contar fácilmente la cantidad de horas dedicadas a los proyectos de un cliente en particular. Esta función también puede ayudar a los gerentes a vigilar los niveles de productividad de los empleados.

Para una discusión más profunda sobre el flujo de trabajo y las herramientas de gestión de proyectos, incluidos los perfiles de 15 proveedores diferentes, descargue nuestro Informe de inteligencia de Martech hoy!