Con la pandemia que obliga a las personas a trabajar de forma remota, los gerentes y empleados han tenido que ajustar el aspecto de la buena comunicación para que los proyectos sigan avanzando, generar ideas, mantener contentos a las partes interesadas y aumentar la moral del equipo.
Las habilidades de comunicación siempre han sido importantes para los especialistas en marketing y solo se vuelven más importantes a medida que avanza en su carrera. Ser un “buen comunicador” adquiere diferentes formas dependiendo de si se está comunicando dentro de su propio equipo, de manera interfuncional o con clientes, ejecutivos u otras partes interesadas. Remoto agrega otra dimensión.
«Ha sido bastante revelador», dijo Mike Henderson, CMO de SuretyBonds.com, sobre las cambiantes demandas de comunicación desde que la pandemia envió a todos a casa durante una sesión en Live with El Blog informatico sobre habilidades de marketing bajo demanda. «Es muy diferente la forma en que las personas se comunican, o la falta de ella, cuando no tienen que estar cara a cara contigo». Estas son las formas en que Henderson y otros especialistas en marketing mantienen las cosas funcionando sin problemas mientras mantienen la confianza y la responsabilidad.
Consejos para mejorar la comunicación interna para equipos remotos
Reuniones de pie. Estas breves reuniones de estado pueden hacer que las personas se responsabilicen y que los proyectos avancen. Para los equipos remotos, también garantizan que todos los miembros del equipo o proyecto se conecten una vez al día.
“Comenzamos las reuniones matutinas que han tenido un gran impacto en la productividad del equipo y en mi visibilidad de lo que se está haciendo”, dijo Henderson. “Hemos estado funcionando en un marco ágil durante algunos años (usando Jira y Confluence), pero escatimamos en las reuniones diarias. Esto es algo que planeo mantener sin importar si soy remoto o en persona «.
Simon Poulton de WPromote dijo que también han restablecido las reuniones regulares. “Adopción total de lo ágil (reuniones diarias de pie, cámaras encendidas) – estábamos haciendo la planificación antes, pero nos daría pereza en el seguimiento de pie; ahora es una oportunidad diaria de 15 minutos para ver al equipo y hacer las cosas «. Poulton dijo.
En El Blog informatico, siempre hemos trabajado de forma remota, por lo que cuando llegó la pandemia, poco cambió en la forma en que trabajamos y nos comunicamos. La única excepción es que nuestras videollamadas diarias se volvieron un poco menos comerciales y un poco más conversacionales. Esto fue particularmente cierto en las primeras semanas cuando los niveles de ansiedad eran altos, los niños estaban en casa y, en general, era más difícil concentrarse. Tener esos pocos minutos para conectarse y descomprimir un poco ayudó, mientras que por lo general los mantiene a un máximo de 15 minutos.
Es posible que una reunión diaria sea excesiva y que un horario diferente funcione mejor. La parte importante es tener algo programado con regularidad. “Comenzamos a tener reuniones de equipo completo dos veces por semana en las que todas las funciones del equipo comparten actualizaciones sobre lo que están trabajando”, dijo Natalie Barreda, gerente senior de medios de T-Mobile. «Además, hemos hecho un mejor uso de Slack al compartir actualizaciones diarias sobre el ritmo, los cambios de presupuesto, etc.»
Actualizaciones de estado. Ya sea que esté utilizando Slack, Teams u otra plataforma de comunicación, informar a las personas cuando no está disponible es una pieza clave de la comunicación remota.
Un canal interno de Slack (el nuestro se llama «Dónde estoy») para que los compañeros de equipo sepan cuando te alejas de tu escritorio para dar un paseo, hacer una llamada o cualquier otra cosa que evitará que las personas sientan que los dejaste abiertos, ya que dicen los niños.
Christine Shepherd Zirnheld, de Cypress North, dijo que es costumbre que los miembros del equipo publiquen en Slack cuando se alejan de sus escritorios, «incluso si solo son cinco minutos». “¿Se siente como cuidar niños?”, Me preguntaba. “¡No, nunca lo pensé de esa manera! Somos grandes en las llamadas internas de Slack, por lo que es bueno saber cuándo las personas no están disponibles. Ese es el propósito principal » Zirnheld dijo vía Twitter.
La otra cara de las actualizaciones de estado es animar a las personas a caminar y no sentirse pegadas a sus escritorios. “Hemos iniciado una política de equipo de emojis / actualizaciones de estado de Slack para indicar su disponibilidad o no. Ayuda a las personas a sentirse más cómodas con un salto de pantalla «. dijo Aaron Levy de Tinuiti.
¿Quieres automatizar las actualizaciones de estado de Slack? Holopod es una herramienta que se integra con Slack y el calendario de Google para publicar automáticamente actualizaciones de estado para llamadas, descansos para tomar café, etc. y posponer notificaciones para reducir el ruido de Slack durante períodos de alta concentración.
¿Video o no video? ¿Cuántas llamadas tenía por video o solo por voz antes de la pandemia en comparación con ahora? Un beneficio del video es poder captar señales faciales en una conversación que se pierden cuando solo estás hablando por teléfono. Presumiblemente, las personas también prestan más atención cuando están en video, pero eso está lejos de ser una garantía.
A veces, una llamada telefónica regular puede ser mejor. Mucha gente prefiere caminar cuando están hablando por teléfono y estarán más atentos si pueden levantarse y caminar que si tienen que mirar un montón de cabezas en una pantalla. No descarte el beneficio de caminar y hablar en sesiones individuales de resolución de problemas o lluvia de ideas.
“Sea respetuoso con el tiempo frente a la pantalla. Todos nos encontramos con el agotamiento de Zoom «, dijo Amy Do, directora social de Barkley US.
Aún se aplican los fundamentos de la reunión. Las notas y la documentación son aún más importantes cuando los equipos están a distancia. Puede acortar las reuniones enviando o actualizando agendas compartidas antes de las reuniones. “Recapitulaciones y agendas de reuniones. Incluir lecturas previas con invitaciones mtg también es genial ”, agregó Do. Los resúmenes basados en la nube y las notas de reuniones en ejecución garantizan que todos puedan mantenerse actualizados incluso si no pueden asistir a una reunión.
“Siempre, siempre recapitula las llamadas telefónicas. Siempre ”, dijo el estratega digital Amalia Fowler. “Accionables delineados para cada equipo con plazos. Luego, realice la tarea de seguimiento adecuada para usted en [your] herramienta de gestión de proyectos de elección. Cuando las cosas no suceden o se retrasan, es fácil descubrir el agujero «. Fowler dice que está documentando mucho más y se asegura de que el equipo utilice de forma rutinaria los procesos y las herramientas disponibles.
Una habilidad imperecedera
Al hablar sobre las habilidades que contratan durante Live with El Blog informatico, tanto Barreda como Henderson dijeron que la comunicación sigue siendo una prioridad. En este artículo, nos hemos centrado principalmente en la comunicación en equipo, pero si desea avanzar en su carrera, comience a perfeccionar sus habilidades de persuasión. Eso incluye poder contar historias con datos y poder comunicarse de manera efectiva con clientes y ejecutivos.
“Uno de los grandes que busco son personas que puedan comunicarse de una manera influyente”, dijo Barreda. «Por el lado de la agencia, estás constantemente influenciando a tus clientes para que prueben una nueva herramienta o gasten más dinero o prueben una nueva función … pero cuando trabajas en el lado empresarial de las cosas … muchas veces estamos influenciando a las personas para mostrar el valor de lo que estamos haciendo. Obviamente, los números dicen mucho, pero si no puedes comunicarlos de una manera influyente … no aterriza «.
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