‘Burnout is real’: Por qué las agencias exitosas priorizan las habilidades de gestión del tiempo

Rara vez hay un momento aburrido en la vida de la agencia y la consultoría. Aprender a hacer malabares con las necesidades de varios clientes y gestionar esas relaciones requiere experiencia, por supuesto, pero también mucha organización y atención a los detalles sin perder nunca de vista los objetivos del cliente.

La gestión del tiempo es más fácil de decir que de hacer y debe estar arraigada en la cultura de la agencia, por ejemplo. Duane Brown, fundador de la agencia y director de estrategia en Take Some Risk Inc. y Katy Lucey, directora de redes sociales pagadas en la agencia de espectáculos Tinuiti. Ambos hablarán en nuestro seguimiento de sesiones centradas en la agencia en SMX East en Nueva York el próximo mes y compartió cómo sus agencias abordan los procesos de trabajo, la comunicación con el cliente y cómo evitar el agotamiento.

Cómo evitar ahogarse en tareas

En una agencia o consultoría, nunca hay suficientes horas en el día. Siempre hay más trabajo por hacer. Brown y Lucey dijeron que la priorización es clave para una gestión eficaz del tiempo. Suena simple, pero requiere evaluaciones periódicas de las listas de tareas pendientes, entendiendo qué tareas tendrán el mayor impacto y orquestación.

«Si no puede diferenciar entre lo que es importante y urgente y lo que puede postergarse para más tarde, se ahogará en tareas», dijo Lucey. «También debe organizarse de una manera que tenga sentido para su propio estilo de trabajo personal». Si se siente abrumado o ineficiente, es posible que deba dar un paso atrás y evaluar cómo trabaja mejor.

En lo que respecta a la gestión del tiempo, Brown dijo que ha aprendido dos lecciones de su tiempo en BBDO, Ogilvy y otras grandes agencias para dirigir su propia tienda. El primero es comunicarse con los clientes sobre la priorización. Cuando un cliente hace una solicitud urgente y urgente, dijo Brown, “Pregúntele qué otras tareas deben postergarse para la próxima semana. Si todo es una prioridad, entonces nada es una prioridad «. Esto también le ayudará a gestionar las expectativas.

La segunda lección que aprendió Brown fue mantenerse enfocado en los resultados. Si una tarea no lo llevará al resultado deseado, continúe. “El objetivo nunca debe ser marcar elementos en su lista de tareas pendientes”, dijo Brown. «El objetivo debe ser alcanzar los resultados comerciales».

Usar herramientas de manera efectiva

Las plataformas de gestión de proyectos son los ejes principales para la gestión de proyectos internos y de clientes en ambas agencias. El equipo de Brown usa Asana; Lucey usa Wrike. La empresa de Lucey también utiliza Slack para la comunicación interna y con el cliente.

Pero, dice Brown, «más herramientas pueden hacer las cosas más complicadas». Asana proporciona un sistema central para la comunicación interna y la gestión de proyectos. Las llamadas semanales a los clientes aseguran que los equipos estén sincronizados y trabajando hacia los mismos objetivos y brindan la oportunidad de evaluar regularmente cómo los clientes están siguiendo sus objetivos de ingresos o clientes potenciales.

Premiar las habilidades de gestión del tiempo

Lacey y Brown también señalaron que los incentivos para una gestión eficaz del tiempo están integrados en la cultura de sus agencias.

Brown dice que su agencia tiene como objetivo recompensar a los empleados por trabajar de manera eficaz y productiva.

A Tinuiti, los equipos de cuentas pueden ganar más asumiendo más trabajo, pero para hacerlo deben ser capaces de administrar su tiempo de manera efectiva y demostrar que tienen el capacidad hacer más. “Trabajamos con miembros del equipo más jóvenes en estrategias de administración del tiempo desde el principio para ayudarlos a capacitarlos para crecer de una manera sostenible”, agregó Lucey.

Qué deben preguntar los clientes durante la fase de propuesta

Afortunadamente, muchos ahora ven el impacto dañino que las culturas laborales agotadoras tienen en los empleados de las agencias. y sobre los resultados del cliente.

Los clientes deben preguntar cómo funcionan los contactos y equipos de la agencia, cómo se comunican, cuáles son sus procesos durante la fase de ventas, dijeron Brown y Lucey. Y eso incluye su enfoque del equilibrio.

Brown dijo que los clientes potenciales deberían preguntarse: «¿El equipo con el que trabajaremos tiene tiempo para pensar y no solo para ejecutar?» Eso no solo afectará la estrategia, afectará el nivel de producción de la tarea. “Si todo el mundo trabaja 12 horas al día, no es una buena señal. Descubra cuándo fue la última vez que todos tuvieron vacaciones ”, dijo Brown. «El agotamiento es real en esta industria, y no desea un equipo que funcione con humos».

Lucey dijo lo mismo. “Pregunte sobre su enfoque del equilibrio entre el trabajo y la vida personal y sus políticas de tiempo libre”.

¿En cuántos clientes también trabajará su equipo? ¿Cómo se incentiva a los equipos a desempeñarse en niveles altos? «Somos abiertos sobre nuestro modelo de compensación, así como sobre los beneficios que ofrecemos», dijo Lucey, «Creemos que fomenta empleados más felices y ayuda a evitar el agotamiento, lo que brinda a los clientes el mejor servicio posible».

Brown y Lucey se unirán a otros ejecutivos de la agencia para un día centrado en las operaciones de la agencia, culminado con una reunión de la agencia en SMX East el 13 de noviembre en la ciudad de Nueva York. Ver la agenda aquí.